Servicios IT | ¿Que es B2B?
1.- ¿Que es B2B?
B2B o Business to Business es la relación de negocios o comercial entre empresas. Más simple, entre una organización y sus proveedores de insumos y servicios. Como tal, un Sistema B2B debe permitir administrar la cartera de proveedores y sus contactos, pudiendo realizar compras directas o por medio de licitaciones.
Para realizar una licitación, solo se debe ir al menú de licitaciones, crear una licitación y llenar sus campos obligatorios. La licitación se podrá enviar a los proveedores que haya seleccionado. Los proveedores recibirán un email avisando que han sido convidados a participar de la licitación. El proveedor deberá leer las bases de licitación y subir su oferta a través del portal. Una vez finalizada la licitación, el licitador deberá seleccionar aquella oferta que mejor le parezca. Una vez seleccionada la oferta, se deberá crear la Orden de Compra para ser enviada al proveedor.
Para realizar una Orden de Compra Directa, es decir, sin tener que seguir los pasos de una licitación, solo se debe seleccionar al contacto del proveedor, crear los campos básicos de una orden de compra y los ítems a comprar. Se envía al proveedor y este recibirá la OC por correo electrónico.
Como se ve, es muy simple!!
2.- Compras
2.1.- Agenda Compras
La página de ingreso al Sistema es la Agenda, sobre la cual se muestra un resumen de lo que esta ya asignado con una orden de compra (OC).
Una licitación adjudicada o bien una orden de compra directa con OC pendiente de terminar, esta señalada con el icono 
. Haciendo clic sobre éste, se puede llenar la OC con los ítems a comprar.
Una vez terminada la OC, se debe Generar la OC, pudiendo ser enviada por correo electrónico. Para enviarla, solo se debe seleccionar al proveedor y hacer clic sobre Enviar OC.
A través del icono 
, se podrá hacer seguimiento a todos los envíos de correo y el detalle de lo escrito.
Haciendo clic en CD se puede generar una orden de compra directa, debiendo ser llenado los campos de la OC.
La visualización de la OC, se puede hacer clic en formato PDF o HTML. En todo momento se puede enviar la OC al proveedor.
2.2.- Licitaciones
El menú Licitaciones permite crear, enviar y adjudicar las licitaciones, así como ver el historial de éstas.
Para crear una licitación, solo se debe hacer clic en Agregar, el sistema automáticamente desplegara los campos a llenar.
Una vez llenado los campos, se podrá enviar haciendo clic en Enviar.
Para ver el detalle de las ofertas y poder adjudicar la licitación, el usuario deberá hacer clic sobre el nombre de la licitación. El sistema automáticamente desplegara los datos de los proveedores y sus ofertas.
Una vez que se tiene la oferta seleccionada, se debe adjudicar, momento en el cual se deberá generar la OC a través del icono . Una vez generada, se puede ver en formato PDF o HTML. Para enviar la orden de compra solo se debe hacer clic en Enviar orden de compra.
2.3.- CD – Compra Directa
Para crear una orden de compra directa – CD - existen dos posibilidades.
- Hacerlo a través del menú Contactos, seleccionando al contacto del proveedor al cual se le desea enviar una por orden de compra.
- Hacerlo a través del menú Agenda, seleccionando a cualquiera de los proveedores sobre los cuales ya se tiene una por orden de compra, debiendo seleccionar en este caso al contacto del proveedor.
2.4.- Generar Orden de Compra
Como se comento anteriormente, a través del icono se puede llenar la orden de compra, para posteriormente llenar los ítems a comprar.
Tanto para una licitación como una CD, los campos son los mismos, pudiendo seleccionar ítems de cantidad o servicios. Para todo evento, debe hacer clic sobre el icono + para hacer grabación parcial de la OC. La OC puede ser gravada para continuar su llenado en una próxima oportunidad o bien la puede generar para ser enviada.
3.- Finanzas
3.1.- Agenda Finanzas
En la Agenda de Finanzas se muestran todas las facturas ingresas, teniendo los siguientes campos de publicación:
- Nº: Indica número licitación y/o orden de compra.
- Proveedor: Indica nombre de proveedor
- Factura: Indica número factura o documento proveedor
- Monto: Indica monto del documento, señalando tipo de moneda
- Estatus: Indica el estatus del documento;
- Pendiente; factura o documento ingresado pero aún falta su aprobación
- Aprobada; factura o documento aprobado, solo falta emitir documento de pago
- Para Pago; factura o documento con pago ya emitido pero no retirado o depositado
- Cancelada; documento o factura con documento de pago ya retirado o depositado
El documento o factura para ser aprobado necesariamente debe tener su centro de costos asignado. Para hacer esto, solo se debe hacer clic sobre el estatus, el sistema automáticamente desplegara los campos solicitados.
Para aprobar la factura, se deberá hacer clic sobre Aprobar Factura.
Una vez aprobada la factura, se podrán ingresar los datos Para Pago factura.
Ya ingresados los datos del documento de pago, la factura esta en estado PP (para pago).
En el estado de PP se puede cancelar la factura, para lo cual se deberá hacer clic sobre Cancelado. En este caso, se deberá seleccionar la persona(s) que retira.
3.2.- Flujos
A través del menú Flujos, el usuario podrá saber que documentos se han emitido, teniendo los siguientes campos de publicación en pantalla.
- Fecha emisión
- Nº cheque
- Glosa
- Monto (tipo moneda)
- Detalle
4.- Acceso Proveedores
Los proveedores a través del Sistema accedan dos menú:
- Licitaciones; El proveedor puede ver las licitaciones a las cuales a sido convidado a participar, junto a las ordenes de compra directa.
- Facturas; Se ve el estatus de sus facturas enviadas.
5.- Modificar Mis Datos
En la parte superior del portal, saldrá su nombre, haciendo clic sobre el, podrá completar sus datos de registro en el sistema. Es importante tener actualizados y completados estos datos, ya que son los que estarán en la orden de compra.
